Работа с ЭДО (электронным документооборотом) активно насаждается со стороны «Честного знака». И хотя обязательный срок перехода на ЭДО перенесли на 1 января 2022 года, в программе есть возможность принимать документы по бесплатному ЭДО Лайт от оператора ЦРПТ и подписать их. Кроме подписания документов, возможен весь стандартный набор любого оператора ЭДО:
- Сохранение документа в формате xml
- Сохранение документа в формате pdf
- Сохранение всего документооборота в архиве (zip)
- Просмотр документа pdf
Кроме стандартных функций любого оператора программа позволяет:
- Просмотреть и сверить все присутствующие в документе коды с реально полученными
- Просмотреть и сверить все коды, по каждой позиции в документе
- Открыть xml файл, полученный из стороннего ЭДО
- Сверить коды из документа, полученного из стороннего ЭДО
- Просмотреть данные документа, с учетом особенностей маркировки
Таким образом, работая с программой, Вы всегда сможете сверить реально поступившие коды на товаре, с кодами из документа, поступившего по ЭДО, и только потом, по результатам сверки, подписать документ или его отклонить.
ВНИМАНИЕ! Для работы с ЭДО Лайт у Вас должен быть настроен прямой обмен с ГИС МТ, и в личном кабинете «Честного знака» оператор ЭДО лайт (ЦРПТ), указан, как основной оператор.
Если обмен настроен, то Вы увидите вкладку «ЭДО», в которой нужно нажать кнопку «Входящие ЭДО Лайт».
Таблица заполнится всеми входящими документами за текущий месяц (если документов меньше 100, то последней сотней документов). В зависимости от статуса документов, строки в таблице будут раскрашены разными цветами. Это позволит Вам сразу понять, какие документы не подписаны. Если Вы хотите увидеть больше документов и за более ранний срок, откройте фильтр выбора документов, нажав узкую кнопку с черным треугольником «Показать параметры запроса».
В развернутом меню укажите даты, запрашиваемых документов, количество, которое Вы хотите увидеть, и снова нажмите кнопку «Входящие ЕДО Лайт». Таблица перезаполнится, согласно Вашему выбору, а в нижней части окна отобразится меню выбора действий с документами.
При клике по строкам таблицы доступность кнопок будет меняться, в зависимости от статуса документов. Вы можете сохранить документ, на котором стоит курсор в таблице, в форматах xml, pdf или zip, нажав кнопки с соответствующими заголовками и пиктограммами. Такая возможность есть у любого оператора ЭДО и программа позволяет сделать то же самое.
Нажатие кнопки «Просмотр pdf » приведет к сохранению файла в директории с программой и последующему открытию УПД любым просмотрщиком pdf, установленным на Вашем компьютере. Вы сможете распечатать входящий документ если, для каких-либо целей, Вам это нужно.
Двойной клик по строкам в таблице или нажатие кнопки «Просмотр» (с очками) откроет документ в новом окне. Вы сможете просмотреть номенклатуру документа и понять, есть в нем коды маркировки или нет.
Если коды присутствуют, то столбцы в табличной части будут окрашены в зеленый цвет и в подвале таблицы будет указано общее количество кодов в документе. Для сверки кодов нажмите кнопку с изображением сканера («Сверка кодов»). Рядом с ней находится меню, в котором можно выбрать, сверять все коды, или только одну позицию в таблице. После выбора и нажатия этой кнопки все окна программы будут закрыты и Вы попадете в главное окно, в котором будут присутствовать все коды из документа или его отдельной позиции.
Можно сверять коды, прочитав страницы Работа со сканером штрих-кода или Сверка кодов маркировки с помощью терминала сбора данных.
После сверки остается нажать кнопку «Подписать» , если она есть (если документ уже подписан, кнопка будет не доступна).
С 1 января 2022 года всем участникам товарооборота придется обязательно пользоваться ЭДО для оформления проводок по системе честный знак, даже если вы до этого не пользовались ЭДО для отправки документов получателям своей продукции. Расскажем, какие есть плюсы и минусы у ЭДО, что такое ЭДО Лайт и как подключиться к ЭДО?Что такое ЭДО и «ЭДО Лайт»? И зачем необходимы ЭДО для «Честного ЗНАКА» и ЭДО для маркировки?Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами в электронном виде. Вместо обычной печати и подписи применяется ЭП (электронная подпись). Отправленные файлы с ЭП юридически равнозначны бумажным форматам. Условия, при которых подписанный документ приобретает правовой статус, изображены в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Система электронного документооборота — это важный элемент процесса маркировки. Когда вы приобретаете или реализуете товар, необходимо оформить электронный УПД (универсальный передаточный документ) с кодами маркировки. Оператор ЭДО передает коды маркировки продукции в УПД. Для системы «Честный ЗНАК» есть отдельный бесплатный сервис — «ЭДО Лайт». ЭДО Лайт внедрен в личный кабинет клиента системы «Честный ЗНАК». ЭДО Лайт позволяет передавать только документы по маркировке и если клиент хочет перейти полностью на электронный учет (что облегчит сдачу отчетности и подписания различных договоров и актов с контрагентами) то стоит задуматься о полноценном сервисе ЭДО, например, Контур Диадок. Особенности подключения к системе ЭДО. Как подключиться к ЭДО?Присоединиться к ЭДО можно двумя путями: через «Честный ЗНАК» или через оператора ЭДО. Для подключения к системе электронного документооборота Вам понадобится:
- совершения процесса документооборота, выбор тарифа и его оплата. Мы рекомендуемподключаться к ЭДО через оператора Контур Диадок: самостоятельно или с нашей помощью (стоимость тарифа для Вас будет одинакова).
- ЭЦП (электронная цифровая подпись).
- ID участника ЭДО. Его, как правило, можно найти в карточке профиля.
- роуминга ЭДО. Роуминг ЭДО отличается от обычного роуминга сотовой связи. В нашем случае речь идет об обмене юридически значимых документов между системами разных операторов. Как правило, запрос на роуминг отправляется с помощью специальной формы.
Ваши контрагенты также обязаны быть подключены к оператору ЭДО. При наличии ЭДО вы можете быстро и безопасно обмениваться разными основными бухгалтерскими документами: договорами, счетами, счетами-фактурами, актами выполненных работ и т. Еще нужно будет переключиться на поставки по УПД (универсальный передаточный документ). Его обычно используют вместо первичного документа или счета-фактуры. Еще один вопрос, волнующий организации при подключении системы ЭДО — это проблема обучения персонала. То есть, понадобится некоторое время на внедрение системы ЭДО: обучение сотрудников, настройку бизнес-процессов и т. В случае подключения к ЭДО через Mercury Solutions – мы предоставим бесплатно консультацию по работе с системой!Преимущества ЭДО перед бумажным документооборотом. Плюсы ЭДО:
- Ускорение процесса подписания документов с контрагентами – Вам не нужно ждать неделями чтобы получить подписанные акты или УПД;
- не нужно распечатывать документы и держать большой архив бумажных документов;
- экономия на канцелярских принадлежностях и расходниках;
- уменьшение издержек на курьерскую службу и транспортную логистику;
- бесконтактный способ передачи документов, что актуально в текущих условиях.
Какие выгоды принесет переход на ЭДО именно вам? Спросите у наших менеджеров!Независимо от вида продукции, мы рекомендуем обратиться к профессионалам, так как процесс работы в системе «Честный ЗНАК» включает в себя ряд операций, требующих опыта.
С 1 марта 2022 г. отгружать маркированную продукцию получится только через систему электронного документооборота ( ЭДО). Возможность отгрузки, посредством создания документов в личном кабинете «Честного знака», ЗАКРЫТА! А для таких товарных групп, как «Табачная продукция» , «Молочная продукция» и «Упакованная вода» других вариантов отгрузки, кроме как через ЭДО, не было изначально.
Во всех программах доступно создание электронных накладных (УПД) и отправка их покупателям по бесплатному ЭДО лайт от ЦРПТ. Кроме того, создаваемые документы можно распечатать или сохранить в формате xml, для отгрузки через стороннее ЭДО.
Получение реквизитов ЭДО
После регистрации в системе «Честного знака» каждому УОТ (участнику оборота товаров) автоматически присваивается идентификатор ЭДО Лайт. Узнать его можно в настройках профиля Вашей организации.
ВНИМАНИЕ!!! Для успешной работы с ЭДО из программы, в профиле личного кабинета «Честного знака», на вкладке «Операторы ЭДО», у Вас должен быть выбран оператор «ЭДО лайт (ЦРПТ)» и установлен признак «Основной оператор ЭДО». Без выполнения этого условия работа с ЭДО Лайт невозможна!!! Аналогичный признак должен быть и у Вашего контрагента, которому Вы собираетесь делать отгрузку. Если эти условия соблюдены, то дальнейшая настройка не требуется. Можно сразу создавать УПД и отправлять покупателю.
Если же контрагент, которому Вы собираетесь отправлять документы, работает с коммерческим ЭДО и хочет получать УПД с маркированными товарами там же, то он должен добавить желаемого оператора в личном кабинете «Честного знака» и сделать его основным оператором ЭДО.
В поле Id абонента необходимо указать идентификатор, который присвоен организации контрагента сторонним оператором ЭДО. Узнать ID можно написав в службу технической поддержки оператора или найти в настройках профиля организации.
Создание УПД из программы
Для создания универсального передаточного документа (УПД) заполните главную таблицу программы отгружаемыми кодами, любым доступным способом. В нижней части программы перейдите на вкладку «Отгрузка» и установите галку «Отгрузка по ЭДО (УПД)».
Заполните необходимые реквизиты для отгрузки:
- ИНН получателя. После ввода последней цифры ИНН или переходу в другое поле, справа отобразится наименование покупателя
- Номер документа. В идеале это номер в Вашей товароучетной системе. По факту можно ввести любой номер, который Вам нравится
- Дата документа. См. пункт выше
После этого нажмите кнопку «Создать УПД на отгрузку». Откроется новое окно, с заполненной табличной частью.
В этом окне необходимо проверить поля «Идентификатор ЭДО», свой и контрагента. Если Вы видите «УОТ использует другого оператора ЭДО», то это значит, что оператор ЭДО Лайт не указан в качестве основного в настройках личного кабинета «Честного знака», и отгрузку сделать не получится. Точнее сказать, что если у Вас, как у поставщика, основной оператор не ЭДО Лайт (2LT-xxxxxxxxx), то дальше можете не читать. Программы работают только с ЭДО лайт!
Для покупателя Вы можете указать его идентификатор коммерческого ЭДО (как его узнать описано выше), и при настроенном роуминге сможете сделать отгрузку.
Далее нужно определиться с видом документа.
По умолчанию указан «Счет фактура и первичный документ». Если не менять вид документа, то вид товарооборота всегда будет продажа. Если Вы хотите отправить товар по агентской схеме или вернуть его, то укажите вид документа «Первичный документ». В поле вид товарооборота станет доступен выбор из нескольких пунктов. Укажите тот, который Вам нужен.
По адресам поставщика и покупателя:
Адреса запрашиваются из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) по ИНН и не всегда соответствуют действительным. Для индивидуальных предпринимателей, в лучшем случае, будет указан регион и населенный пункт (город). Для юридических лиц всегда будет указан юридический адрес. Вы можете изменить адреса, КПП юридического лица, на нужные и, при первой отгрузке, эти данные будут сохранены в программе. При последующих отгрузках этому контрагенту, данные будут заполнены не из ЕГРЮЛ, а из памяти программы.
Заполнение табличной части
При создании УПД все коды, присутствующие в главной таблице программы, группируются по ГТИН и для каждого из них, в табличной форме УПД, формируется новая строка. Но откуда берутся наименования и цены? Безусловно, можно заполнить эти параметры в форме создаваемого документа. Но гораздо проще предварительно занести их в справочник и далее только контролировать в создаваемых документах.
Первым этапом будет запрос всех Ваших доступных ГТИН. Нажав всего одну кнопку Вы получите наименования для каждой строчки документа отгрузки. Далее нужно заполнить цены и ставку НДС в документе. Ни кто, кроме Вас, не знает эти параметры и получить их из «Честного знака» не получится. Сделать это можно, нажав правую кнопку мышки на нужной строчке табличной части.
Появится меню, с единственным пунктом, «Редактировать». Его и следует выбрать. Откроется окно редактора, в котором будут присутствовать все Ваши товары и выбранный станет текущим. Заполните необходимые данные в левой панели (цену и ставку НДС) и нажмите кнопку «Сохранить».
После сохранения во всех последующих документах, где будет встречаться такой ГТИН, цена будет подставлена автоматически, пока вы ее не измените.
Если у Вас большой ассортимент продукции, то заводить цены по каждой строке будет проблематично. Для таких случаев в программе предусмотрена массовая загрузка цен (и OzonID, если Вы торгуете на Озоне) из файла в формате Excel.
- Как импортировать цены для ЭДО в программу из Excel1. Сделайте запрос доступных GTIN, если ранее Вы его не делали2. Перейдите в форму «Расширенное описание товаров»3. Таблица будет заполнена Вашими GTIN. Нажмите кнопку «Импорт цен из csv»5. Нажмите кнопку «Сохранить изменения»После этих действий во всех создаваемых документах ЭДО, где присутствуют Ваши товары, цены всегда будут заполнены. Изменить цены можно в любой момент, повторив все операции, описанные выше.ВНИМАНИЕ! Ставка НДС и признак включения НДС в цену для всех товаров, будет такая, которая выбрана в форме в момент загрузки из xlsx-файла. Если Вы ошиблись, то установите нужную ставку НДС и загрузите файл заново.СОВЕТ! Самым простым способом создания xlsx будет сохранение всех Ваших GTIN из программы. Для этого после запроса доступных GTIN перейдите на закладку «СУЗ» и нажмите кнопку «Сохранить в формате Excel»В сохраненном файле Вы сможете проставит цены в первой колонке а потом удалить ненужные и привести файл к нужному формату
- Как импортировать Ozon ID для ЭДО в программу из ExcelInsert Your Description Here?
После редактирования нажмите кнопку «Подписать и отправить».
Ограничения в программах на отгрузку по ЭДО:
- Продавец и грузоотправитель всегда один и тот же
- Покупатель и грузополучатель всегда один и тот же
- Валюта документа только российский рубль
- Создать УКД и УПДИ пока не возможно
Государство принимает меры для контроля за оборотом товаров и борьбы с контрафактом. Для этого поставщики и покупатели передают данные в единую систему маркировки. В статье рассказываем об обязательном переходе на маркировку в 2022 году для продажи некоторых категорий товаров. Также даем советы, как начать работать с Честным ЗНАКом через ЭДО.
Подключите ЭДО для работы с маркировкой
Честный ЗНАК (ЧЗ) — национальная система маркировки товаров. Она позволяет отследить их перемещение от производителя или импортера до потребителя.
Как это работает:
- каждой товарной единице присваивается идентификатор в виде кода Data Matrix;
- этот цифровой код наносят на упаковку продукции;
- при каждом изменении собственника товара код фиксируется в системе.
В результате в ЧЗ появляются актуальные данные о том, где находится товар с маркировкой в каждый момент. Все участники оборота понимают, что этой товарной позицией можно законно торговать, так как она отражена в системе маркировки. А потребители могут быть уверены в качестве и легальности продукции. Чтобы проверить товар, достаточно отсканировать код Data Matrix на упаковке с помощью официального мобильного приложения Честный ЗНАК.
Концепция создания и функционирования системы маркировки товаров утверждена в Распоряжении Правительства РФ от 28. 2018 № 29-63-p. Партнеры системы маркировки Честный ЗНАК — операторы фискальных данных (ОФД) и электронного документооборота (ЭДО).
Обязательно использовать систему маркировки должны участники оборота товарных групп, перечисленных в Распоряжении Правительства РФ от 28. 2018 № 792-P. Всего таких категорий десять:
- табачная продукция;
- духи и туалетная вода;
- новые шины и покрышки;
- предметы одежды из натуральной или композиционной кожи;
- блузки, блузы и блузоны;
- пальто, полупальто, накидки, плащи, куртки;
- белье постельное, столовое, туалетное и кухонное;
- обувные товары;
- фотокамеры, фотовспышки и лампы-вспышки.
Также маркировать нужно молочную продукцию, что закреплено в Постановлении Правительства РФ от 15. 2020 № 2099. К этой категории относятся:
- сыр, творог, сливочное масло;
- мороженое и виды пищевого льда;
- молоко, в том числе сухое и сублимированное, но за исключением сырого из-под коровы;
- сливки сгущенные и несгущенные;
- пахта, йогурт, кефир, молочная сыворотка;
- безалкогольные напитки с молочным жиром.
Питьевая вода в упаковке также подлежит контролю:
- природная минеральная;
- питьевая;
- купажированная;
- искусственно минерализованная;
- газированная вода без сахара, ароматизаторов и других добавок.
Перейдите на ЭДО и выполняйте требования маркировки
Основные этапы для маркировки молочной продукции в 2022 году:
Для передачи сведений в систему при B2B-сделках вам нужен ЭДО, так как по правилам маркировки они передаются только в электронных УПД.
Принципы маркировки воды такие же, как для молочки, отличаются только сроки в 2022 году:
- с 1 марта маркировка обязательна для прочих категорий воды, помимо минеральной;
- с 1 ноября передавайте сведения об обороте маркированной воды.
Если вы производите или реализуете продукцию, попадающую под маркировку, обязательно зарегистрируйтесь в Честном ЗНАКе и сверьтесь со сроками перехода к обязательной маркировке. Легальный оборот продукции, подлежащей обязательной маркировке, возможен только через систему Честный ЗНАК. За несоблюдение этого требования предусмотрена административная и уголовная ответственность.
- Зарегистрируйтесь в системе Честный ЗНАК.
- Если у директора еще нет сертификата квалифицированной электронной подписи, закажите сертификат КЭП.
- Перейдите на ЭДО с поставщиками и покупателями.
- Приобретите и настройте оборудование для работы с кодами маркировки и необходимое ПО.
- Настройте передачу данных в Честный ЗНАК.
Если на вашу продукцию еще не требуется маркировка, вы можете подключиться к пилотным проектам Честного ЗНАКа, чтобы уже быть готовыми к новым изменениям в законодательстве.
Юридические лица должны уведомлять Честный ЗНАК, когда передают или получают товар от другого юрлица для перепродажи. Это требование изложено в Распоряжении Правительства РФ от 28. 2018 № 791-р и ФЗ от 25. 2018 № 488. Каждый продавец должен проинформировать систему, какие товары и кому продал, а покупатель обязан сообщить, что он их принял.
Изначально участники процесса могли уведомлять о передаче права собственности на товар и напрямую через Честный ЗНАК, и с помощью оператора ЭДО. Но с 1 января 2022 года участники оборота маркированной продукции могут использовать только второй способ — передачу данных через оператора ЭДО. Это требование закреплено в Постановлениях Правительства от 31. 2020 № 2464 и от 28. 2021 № 64.
Производитель или оптовик формирует электронный УПД — универсальный передаточный документ на отгружаемую продукцию. В этом документе он указывает коды маркировки на товар.
Убедитесь, насколько удобной станет ваша работа с Контур. Диадоком
После формирования электронного УПД производитель подписывает его и через сервис ЭДО отправляет своему покупателю. Если с маркировкой товара все в порядке, то принимающая сторона подписывает полученные документы с помощью КЭП. После отправки документа в систему Честный ЗНАК там появляется статус о том, что коды маркировки поступили на баланс получателя.
На последнем этапе действует сервис передачи данных оператора ЭДО. Он проверяет УПД, коды маркировки и насколько правильно они размещены в структуре. Также сервис удостоверяется, что обе стороны поставили подписи, а их организации зарегистрированы в Честном ЗНАКе.
Если все данные в порядке, они передаются в Честный ЗНАК. При этом пользователь видит уведомление, что сведения поступили.
Когда на одном из этапов проверки документов найдены ошибки, система сообщает пользователю, что код маркировки не перешел к другому собственнику. В этом случае покупатель не сможет законно реализовывать такую продукцию клиентам, пока дистрибьютор не исправит недочеты.
Сначала вам нужно оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Это необходимо не только для дальнейшей регистрации в Честном ЗНАКе, но и для оперативной отправки, доставки и подписания УПД с кодами маркировки. Также с помощью КЭП и ЭДО можно ускорить и упростить работу с другими документами компании. Оформить электронную цифровую подпись — ЭЦП — можно в специализированных центрах, у которых есть аккредитация от ФНС.
КЭП выглядит как зашифрованный криптографический ключ на флешке, пластиковой карте или другом носителе. Действие подписи нужно продлевать раз в год.
Обязательные шаги после получения КЭП:
Для выполнения этих действий вам нужно будет определиться с конкретным оператором ЭДО и проверить, зарегистрированы ли ваши контрагенты в Честном ЗНАКе. Убедитесь, что остальные участники товарооборота тоже зарегистрированы в ЧЗ. Тогда данные о сделках с маркированной продукцией будут передаваться в систему.
Оператор ЭДО обеспечивает вам безопасный обмен электронными документами через защищенный канал шифрования. В обычном email-клиенте можно потерять ценные данные, поэтому законодательство утвердило ЭДО как единственный вариант для передачи УПД с кодами маркировки.
В зависимости от целей бизнеса компания выбирает оператора ЭДО, опираясь на критерии:
- скорость работы системы;
- уровень защиты;
- наличие службы техподдержки и качеством ее работы;
- помощь в подключении контрагентов.
Популярный оператор ЭДО — это СКБ Контур, который предоставляет сервис Диадок. Когда вы подписываете в нем документ, сервис автоматически направляет требуемые данные в систему маркировки. Первичный документ, который подтверждает переход права собственности на товар, нужно передать в систему в течение трех дней с даты сделки. Благодаря сервису передача происходит автоматически при подписании электронного УПД с двух сторон.
Также сервис возвращает статусы, чтобы участники товарооборота были в курсе текущей принадлежности объекта. Помимо этого, пользователь Контура получает все основные преимущества электронного документооборота по сравнению с бумажным: стоимость, хранение, быстрый поиск и предоставление другим лицам и так далее.
СКБ Контур входит в официальный реестр операторов ЭДО и предлагает удобный сервис для передачи данных в Честный ЗНАК
Отправьте контрагентам приглашение из личного кабинета сервиса ЭДО либо дождитесь от них приглашения к сотрудничеству. Когда вторая сторона примет его, вам будет доступно полноценное взаимодействие.
Экономически выгоднее работать в системе, если поставщик и покупатель подключены к одному оператору ЭДО. Контур Диадок предоставляет пользователям бесплатный роуминг для работы с другими операторами.
Онлайн-сервис позволяет вам без личного кабинета выяснить, кто из ваших контрагентов уже подключен к этой системе.
- Зайдите на страницу проверки контрагентов.
- Введите название организации или начните его писать. В появившемся списке выберите необходимого контрагента.
- Если нужно проверить сразу несколько организаций, загрузите список их ИНН по ссылке под поисковой строкой.
Если же вы авторизуетесь, то сможете отправить контрагенту приглашение:
Более подробно этот процесс описан в пошаговой инструкции.
Компания СКБ Контур — оператор ЭДО и фискальных данных, ее системы интегрированы с информационной системой регулятора. Клиенту не приходится напрямую взаимодействовать с регулятором, поэтому повседневные задачи документооборота решаются быстрее. Подключиться к сервису передачи данных от Контур. Диадока можно в любой момент.
С 2022 года маркировка становится обязательной для многих категорий продукции. Успейте подключиться к системе Честный ЗНАК уже сейчас, чтобы передавать УПД с кодами маркировки и отчитываться об обороте своих товаров в соответствии с требованиями закона.
Попробуйте, как это работает
