В России с 1 января 2022 года вводится обязательная электронная маркировка документов

Забыть о бумажном документообороте

«ЭДО Лайт» разработан, прежде всего, для малого бизнеса. Компании этого сектора чаще всего не пользуются платными сервисами электронного документооборота – не могут себе позволить.

Электронный документооборот с системой маркировки – важный шаг в цифровизации бизнеса. Бесплатная альтернатива выгодна всем участникам рынка: с ней документы отправляются практически без затрат на интеграцию и обучение. Крупные компании также не платят за использование нового сервиса.

Представители «Честного знака» напомнили, что один из главных принципов работы системы маркировки – простая интеграция с существующими сервисами. Применение универсального формата цифровых документов для передачи данных в полной мере реализует этот принцип.

Какие товары уже подлежат обязательной маркировке

По состоянию на январь 2021 года маркировке в обязательном порядке подлежали:

• одежда из меха;
• лекарственные препараты;
• табачные изделия;
• обувь;
• одежда и текстиль;
• шины и покрышки;
• фотоаппараты и лампы-вспышки;
• духи и туалетная вода.

В 2021 году маркировка стала обязательной для следующих категорий товаров:

• с 1 июня 2021 года — «мороженое» (кроме мороженого, не содержащего молочного жира и/или молочного белка) и «сыры».
• с 1 сентября 2021 года — остальная молочная продукция сроком годности более 40 дней.

С 1 декабря 2021 года маркировать начнут молочные продукты сроком годности менее 40 дней, а также продукцию из категории «минеральная вода».

Подключение к ЭДО в Мультикас

В Мультикас вы можете подключиться к операторам электронного документооборота:

• TAX-COM
• Контур.Диадок
• Калуга Астрал
• Сбис и др.

Нужна помощь в подключении ЭДО?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию, поможем выбрать оператора и подключить электронный документооборот.

Шаг 3. Пройдите обучение электронному документообороту

Используйте специальные методички и тесты, которые предлагают операторы ЭДО. А ещё вы можете протестировать документооборот с одним из контрагентов. Например, подпишите УПД по одной из партий товаров и отправьте через систему электронного документооборота.

Подключение к сервису оператора ЭДО

Для подключения к услугам оператора ЭДО необходимо:

1. Выбрать оператора, учитывая его возможности работы с Честным ЗНАКом, удобство сервиса, дополнительный функционал, если он нужен, стоимость обслуживания. Также целесообразно заранее убедиться, с какими операторами ваш оператор поддерживает роуминг.
2. Выбрать необходимый и достаточный набор услуг, подать заявку на подключение к сервису ЭДО и заключить договор.
3. Приобрести необходимое программное обеспечение, установить его, выполнить настройки и убедиться в подключении к сервису оператора ЭДО — эти вопросы можно решить с помощью своего оператора.
4. Протестировать ЭДО при работе с системой маркировки, если нужно — внести коррективы. Это целесообразно сделать с привлечением своих контрагентов, чтобы протестировать все процессы, в том числе на стороне каждого контрагента, особенно если у вас разные операторы ЭДО.

Если бизнес небольшой, стоит для начала проверить достаточность для вас функционала сервиса ЭДО Лайт. К нему можно подключиться из личного кабинета системы маркировки. Но этот сервис не подойдет, если контрагенты используют другого оператора, а его нет в списке доступных для роуминга. Не подойдет он и в том случае, если переход ИП или компании на ЭДО не ограничивается только работой в системе маркировки. Например, если вы планируете использовать ЭДО для сдачи обязательной отчётности или для работы с контрагентами в направлениях, не связанных с оборотом маркированных товаров.

В последние годы мы видим очевидный тренд на развитие рынка систем ЭДО с электронной подписью, предоставляемых операторами ЭДО. Это видит и государство, развивая сервисы и идеи цифровой экономики. Из одного из способов обмена документами без бумаг «операторский ЭДО» становится и самым удобным, самым широким по охвату и опыту использования, а также очевидным для новых интеграций методом цифровизации сценариев бизнеса.

Понимая на первых этапах развития маркировки свои возможности по упрощению процедур обмена и свой опыт, мы максимально комфортно для пользователей реализовали в партнерстве с ЦРПТ в системе ViPNet ЭДО Документ функции обмена с системой Честный ЗНАК. Каждый абонент может включить в своем аккаунте опцию «Маркировка товаров», которая активирует функционал сразу для всех доступных товарных категорий. При этом, вне зависимости от интеграций и способа работы пользователя, система автоматически настроит обмен кодами маркировки, а также при приеме каждого УПД на стороне покупателя как участника ЭДО передаст данные в Честный ЗНАК. Весь обмен с системой маркировки фиксируется в системе и отображается для пользователя конкретными шагами со временем выполнения и подтверждающими квитанциями. Кроме этого, в ViPNet ЭДО Документ реализован роуминг с ЭДО Лайт для устранения барьеров по переходу контрагентов на обмен документами по маркированным товарам, что позволяет покрыть обменом в ЭДО все возможные сценарии торговли маркированными товарами.

Руководитель проектов ЭДО «Инфотекс Интернет Траст»

Эта статья была полезной?

Подключиться

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Алгоритм перехода на электронный документооборот

Для перехода на ЭДО нужно пройти следующие этапы:

Этап 1. Выбрать оператора ЭДО и заключить договор

Для работы понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Договор можно заключить с любым оператором ЭДО, который участвует в системе Честный ЗНАК. Если вам достаточно обмениваться с контрагентами УПД и УКД по маркированным товарам, можно выбрать бесплатное решение «ЭДО.Лайт» от Честного ЗНАКа, но другие функции там не поддерживаются.

Этап 2. Провести работу с контрагентами

Убедитесь, что все покупатели могут принимать документы по ЭДО. Если такой возможности у них не будет, вы не сможете оформить передачу права собственности. Отправьте контрагентам приглашение к ЭДО и примите приглашения, которые они вам направили.

Бывает, что у контрагентов разные операторы ЭДО. Обмениваться электронными документами это не помешает, но нужно настроить роуминг. Для этого хотя бы один из контрагентов должен подать заявку своему оператору.

Этап 3. Протестировать процессы

Проведите тест документооборота — пройдите с контрагентами полный процесс отгрузки-приемки с оператором ЭДО. Это особенно важно при роуминге.

Если проблемы возникнут после 1 января, когда ЭДО уже будет обязателен, можно не успеть сообщить в Честный ЗНАК о переходе прав собственности и получить штраф.

Не пропустите новые

публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как внедрить обязательную систему маркировки

1. Обратитесь в территориальное отделение ФНС для оформления УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи) генерального директора, или в аккредитованный удостоверяющий центр для оформления УКЭП для других сотрудников организации.
2. Выберите оптимального для вашей компании оператора электронного документооборота.
3. Подключите ЭДО.
4. Внедрите маркировку товаров на предприятии самостоятельно или поручите эту задачу профильным компаниям-специалистам. Для этого потребуется зарегистрироваться на сайте национальной системы «Честный знак». Производителям и/или импортерам также потребуется пройти предварительную регистрацию на сайте GS1.
5. Начните маркировать товары и использовать все преимущества электронного документооборота.

Какие возможности предлагают сервисы документооборота «1С-ЭДО» и «Астрал. ЭДО»

Всем участникам оборота маркированной продукцией необходимо подключиться к ЭДО уже сейчас, чтобы в перспективе соблюсти требования законодательства. АО «Калуга Астрал» предлагает несколько решений для организации электронного документооборота: сервисы «1С-ЭДО» и «Астрал.ЭДО».

«1С-ЭДО» интегрирован с локальными версиями программ 1С, поэтому для подключения к ЭДО не потребуется приобретать и настраивать сторонние модули. Все необходимые действия можно выполнить непосредственно из программы 1С.

Поскольку работа с электронными документами будет происходить в привычном интерфейсе программы 1С, вы быстро освоите функции «1С-ЭДО». Архив электронных документов встроен в 1С — поиск документов и доступ к ним будет моментальным. Заполнение документов в сервисе автоматизировано, поэтому их оформление не займёт много времени.

Если вы не работаете в программах 1С, организовать электронный документооборот поможет подключение к сервису «Астрал.ЭДО». В системе реализованы дополнительные функции для работы с маркированными товарами, а если у вас несколько организаций, вести их можно в одном личном кабинете.

Оба сервиса поддерживают бесплатный роуминг, поэтому документооборот с контрагентами, пользующимися услугами других операторов ЭДО, не станет проблемой.

Как обстоят дела с другими товарами, которые тоже подлежат маркировке?

Что касается остальных групп товаров, которые подлежат маркировке, по ним пока нет исключительного электронного документооборота. Можно продолжать использовать и далее бумажный вариант, но так или иначе в дальнейшем придется переходить на ЭДО.

Схема получения товара от поставщика через ЭДО

В первую очередь поставщик формирует поставку и передает коды маркировки для данных товаров в УПД (универсальный передаточный документ) через ЭДО розничному магазину.

Далее в личный кабинет вашего ЭДО приходит данный УПД. При получении товара, вы должны сравнить коды маркировки, которые указаны в УПД, с теми, что пришли по факту. Делать вы это можете по трем схемам:

• Доверительная приемка – ничего не перепроверяете и сразу принимаете УПД, подписывая его своей электронной подписью;
• Частичная проверка — на ваше усмотрение проверяете какую-то часть поставки, если все в порядке, то принимаете УПД. Для такой приемки необходим 2D сканер штрих кода, иначе вы просто не сможете считать Datamatrix код, котором содержится код маркировки;
• Полная проверка — самый надежный вариант, но намного более затратный по времени. В данном случае проверяются все коды маркировки. Также необходим 2D сканер штрих-кодов.

Первый вариант самый быстрый, если вы приняли УПД, в одни коды маркировки, а по факту на продукцию нанесены другие, то при продаже, выбытия из системы маркировки не произойдет, т.к. передача права собственности на эти коды не происходили, ведь их не было в принимаемом УПД.

В случае, если вы реализовали маркированный товар с нарушением правил, а продажа без выбытия — это нарушение, то за такие действия предусмотрен штраф.

Что произойдет после перехода на обязательный ЭДО

С 1 января 2022 года отключена возможность передавать в Честный ЗНАК прямые сообщения о переходе права собственности между участниками оборота (производителями, импортерами, оптовиками, розницей). Это значит, что передавать УПД и УКД с кодами маркировки можно только через оператора ЭДО.

Передавать прямые сообщения можно будет, только если маркированный товар выводится из оборота. Покупатели маркированных товаров не обязаны работать с ЭДО и регистрироваться в Честном ЗНАКе. Поэтому при продаже конечному потребителю продавец сможет по-прежнему подавать прямое сообщение об отгрузке с выводом из оборота.

Обратите внимание! Если покупатель работает с оператором ЭДО, продавец может выставить электронный УПД на вывод из оборота или направить прямое сообщение. Но если у покупателя ЭДО нет, продавец обязан подать сведения самостоятельно через личный кабинет системы маркировки.

Как работает ЭДО в маркировке

Отправитель товара должен сформировать УПД и наполнить его кодами маркировки, то есть вставить в специально отведенное место последовательность из чисел, букв и символов (формат по приказу ФНС 820@). Затем он подписывает его своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и направляет получателю по ЭДО. Срок — три дня с даты отгрузки, но не позднее дня передачи конечному потребителю.

Получатель сканирует товар и сверяет коды. Если все в порядке, он подписывает УПД, чтобы оператор ЭДО сообщил в ГИС МТ о переходе права собственности. Если обнаружены ошибки, например неверные коды, суммы, количество товара, получатель направляет отправителю запрос на уточнение. В ответ может прийти УКД или дополнительный УПД.

Если раньше вы передавали в Честный ЗНАК прямые сообщения, учтите следующие особенности работы с ЭДО.

Что может «ЭДО Лайт»

Новый сервис позволяет обмениваться УПД, УПДи и УКД с маркированным товаром. Поддерживаются только УПД типа ДОП или СЧФДОП, но не СЧФ. Кроме того, нет поддержки обмена неформализованных документов.

Сервис доступен всем компаниям, которые зарегистрированы в системе маркировки. Он предоставляется бесплатно в полном объеме. Платных пакетов услуг не предусмотрено.

Как оформить передачу товара через ЭДО

Переход права собственности осуществляется с помощью универсального передаточного документа (УПД). В нём нужно указать полный код маркировки для каждой товарной позиции. Актуальная форма УПД уже встроена в программы обмена электронными документами.

Код маркировки должен включать все структурные элементы:

• код товара;
• серийный номер;
• ID ключа проверки;
• код проверки.

Пример. Код маркировки духов состоит из следующих основных элементов:

• 04607809591331 — код товара;
• e/Fw:xeo47NK2 — серийный номер;
• F010 — ID ключа проверки;
• Afwuf6d3c9oszbRy/Vb+hRUl1wokz/8UOthdpBYw9A0= — код проверки.

Остальные элементы не меняются и служат для обозначения порядковых значений и специальных кодов товарных групп

Что делать продавцу. Заполнить универсальный передаточный документ с кодами маркировки, подписать усиленной электронной подписью и отправить контрагенту по ЭДО. Сделать это нужно в течение трёх дней с момента отгрузки — но не позднее, чем в день продажи товара конечному потребителю.

Что делать покупателю. Отсканировать товары, сверить коды с УПД и подписать передаточный документ. Оператор ЭДО автоматически передаст в «Честный ЗНАК» информацию о переходе права собственности на товар.

Если покупатель обнаружит неверные коды или ошибочные реквизиты, он должен отправить продавцу запрос на уточнение. Исправить недочёты поможет УКД — универсальный корректировочный документ. Также продавец может направить дополнительный УПД с исправленными ошибками.

Как работать в личном кабинете Честный ЗНАК

После регистрации необходимо предоставить сведения о товарах и получить коды маркировки. Также участник системы информирует о передаче права собственности на товары или о реализации.

Получение кодов

Чтобы получить коды маркировки, необходимо сначала выбрать категорию маркируемой продукции и заполнить карточки товаров. После получения данных система выдаст коды. В любое время можно открыть новую категорию и выполнить аналогичные действия по заказу кодов. Для добавления категории перейдите в раздел «Профиль», откройте возможность редактирования данных, выберите новые группы товаров.

Печать и нанесение

Коды маркировки необходимо принять в личном кабинете, распечатать и нанести на товары. Далее эти товары могут участвовать в обороте. Важно, что все участники товарооборота должны быть зарегистрированы в системе Честный ЗНАК. Передавать  права собственности на товар не участнику запрещено. Быть незарегистрированным в системе может только конечный потребитель.

Как оформить продажу в системе Честный ЗНАК

Подать сведения о передаче товара в личном кабинете необходимо в срок не более 3 дней с момента совершения сделки и обязательно до следующего перехода права собственности на товар или продажи. После передачи конечному потребителю товар и его код маркировки выходят из оборота.

Использование других систем

«ЭДО Лайт» может работать только с товарами, снабженными маркировкой. Если компании занимаются продажей не только маркированных товаров, они могут продолжать использование сторонних систем электронного документооборота как для маркированных, так и для немаркированных товаров.

Создатели «Честного знака» отметили, что к системе маркировки подключилось уже пятнадцать крупнейших провайдеров, которые предоставляют платные сервисы обмена цифровыми документами. Тестирование взаимодействия этих решений с системой маркировки прошло успешно.

Зачем нужен новый сервис

Система электронного документооборота станет сервисом эффективного взаимодействия между «Честным знаком» и компаниями-участниками рынка. Она позволит быстро передавать данные об операциях с товарами, снабженными маркировкой.

Доступ к «ЭДО Лайт» открыт из личного кабинета участников системы «Честный знак»: продавцы и покупатели могут создавать документы с кодами маркировки и отправлять их в систему.

Разработчики подчеркнули: крайне важно было запустить сервис именно до 1 марта. В этот день маркировка обуви и передача данных о ней в систему стала для отрасли обязательной (к сожалению, законопроект о переносе сроков, о котором мы писали ранее, до сих пор не подписан).

Следующий этап – обязательная маркировка всех без исключения лекарств и молочной продукции. Это куда более объемные рынки, и для них бесплатный сервис ЭДО еще актуальнее.

Что представляет собой маркировка «Честный знак»

Под маркировкой понимают нанесение соответствующих кодов (так называемых Data Matrix) на сам товар, его ярлык или упаковку. Для отслеживания продукции в «Честном знаке» используют специальные средства идентификации. Проверить соответствие кода может непосредственный покупатель, использовав для этого камеру обычного смартфона. За выпуск кодов отвечает ЦРПТ – непосредственный оператор системы «Честный знак». Самый первый перечень товаров и категорий товаров, которые требуют для продажи обязательной маркировки, был утвержден властями еще в первой половине 2018 года.

Цель маркировки – борьба с контрафактом и недобросовестными производителями, а также повышение качества продукции. Ожидается, что введение системы маркировки «Честный знак» способствует увеличению объема налогов, которые производители уплачивают в российскую казну и сокращение «серого» рынка. Очевидно, что внедрение системы открывает доступ к данным о движении продукции по логистической цепи, что выгодно не только государству, но и самим представителям российского бизнеса. Что касается конечных потребителей, то и для них маркировка имеет свои плюсы. Маркированная по всем правилам продукция отвечает стандартам качества. Потребитель получает гарантии приобретения легальных товаров. О фактах обнаружения нелегальной продукции можно сообщать, используя специальное мобильное приложение.

Квалифицированная электронная подпись

КЭП является аналогом подписи от руки и наделяет документы юридической силой. Без цифровой подписи зарегистрироваться в системе, чтобы отправлять данные о товаре и получать коды, невозможно. СберКорус одним из первых получил аккредитацию Минцифры РФ по новым правилам и выпускает цифровые подписи для любых нужд. Узнать, как сделать КЭП, можно по ссылке. 

Преимущества использования продукта «Логика

• Позволяет компании работать с большим количеством контрагентов, а также повышает их лояльность.
• Снижает трудо- и финансовые затраты на ведение документооборота.
• Ускоряет бизнес-процессы.
• Позволяет эффективно контролировать документооборот в режиме реального времени.
• Сводит к минимуму ошибки, связанные с влиянием человеческого фактора.
• Позволяет обрабатывать неформализованную электронную документацию без подключения операторов ЭДО.
• Снижает риски утраты и порчи бумажных носителей, поскольку все процессы происходят в виртуальной среде.
• Предоставляет одновременный доступ нескольких сотрудников к юридически значимым электронным документам при наличии соответствующих прав.

«Логика: ЮЗ ЭДО» легко интегрируется в ИТ-среду любой компании и регулярно обновляется. Решение полностью поддерживает федеральное законодательство в части работы с юридически значимыми документами для товаров с маркировкой.

Функционал «Логика: ЮЗ ЭДО» включает:

• Создание формализованных и неформализованных электронных документов в форматах, утвержденных законодательством РФ.
• Импорт документов из файловых хранилищ.
• Организация хранения юридически значимых электронных документов в соответствии с законодательством.
• Визуализация печатных форм документов и информации об ЭП.
• Многое другое.

«Логика: ЮЗ ЭДО» позволяет обмениваться электронными документами при отгрузке и получении маркированной продукции с компаниями-контрагентами. Вся цифровая информация передается через защищенные каналы связи.

Узнать подробнее о продукте «Логика: ЮЗ ЭДО», а также получить доступ к демо-стенду возможно по ссылке.

Регистрация в ГИС МТ

Для регистрации в системе маркировки необходимо:

• Оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП)* на руководителя организации или ИП. Установить программное обеспечение для работы с УКЭП.

  *Если не было выполнено ранее. Если УКЭП уже оформлена на руководителя организации или ИП для работы в системе маркировки, заказывать новую для работы с ЭДО не нужно.

• *Если не было выполнено ранее.

Новые правила маркировки за 30 секунд

1. С 1 января 2022 года правительство обязало регистрировать каждый переход права собственности на некоторые товары с помощью ЭДО. Это правило касается всех участников рынка: производителей, импортёров, оптовых и розничных продавцов.

2. ЭДО коснётся пяти групп товаров: обуви, парфюмерии, фототоваров, товаров лёгкой промышленности и шин. Регистрировать перемещения остальных товаров можно через личный кабинет «Честного ЗНАКа».

3. Переход права собственности осуществляется с помощью УПД. Продавец заполняет документ с кодами маркировки, подписывает усиленной электронной подписью и отправляет контрагенту по ЭДО. Покупатель сканирует товары, сверяет коды и подписывает УПД.

4. Если вы ещё не работаете с ЭДО, заключите договор с подходящим оператором, отправьте контрагентам приглашения и пройдите обучение электронному документообороту.

5. Регистрация товаров по старым правилам влечёт предупреждение или штраф: от 50 до 100 тыс. руб. — для юридических лиц и предпринимателей, от 1 до 10 тыс. руб. — для должностных лиц.

Что нужно для подключения к ЭДО

Чтобы подключиться к ЭДО, потребуется совершить несколько последовательных действий, о которых мы распишем в подробной инструкции:

ШАГ 1. Получить УКЭП

Электронная подпись нужна в любом случае — во-первых, чтобы зарегистрироваться в Честном ЗНАКе, во-вторых — для дальнейшей подписи всех поступающих документов. Она оформляется в специализированных центрах, аккредитованных налоговой службой. КЭП представляет собой зашифрованный криптографический ключ, записанный на флешку, пластиковую карту или другой носитель, который предлагают различные компании. Как вариант можно не использовать токен, а поставить готовую программу на компьютер и извлекать ее при необходимости подписания документации. Поставить им подпись очень просто — достаточно вставить в разъем вычислительной техники и выбрать действие.

Подпись не дается в вечное пользование, ее нужно продлевать раз в год, оплачивая при этом указанную компанией сумму. Стоит отметить, что для работы с цифровой подписью нужно установить специальную программу, которая работает с криптографией, без таковой ПК не сможет считать и распознать УКЭП.

ШАГ 2. Выбор оператора для подключения к ЭДО

На первый взгляд, достаточно простая процедура, однако, имеет множество нюансов. Оператор ЭДО — это сервис, позволяющий безопасно обмениваться документами. По обычной электронке такое делать нельзя ввиду взлома e-mail сторонними лицами и кражи данных. Законодательством установлена четкая формулировка, что УПД должны передаваться через подключение к специализированным операторам ЭДО.

По сути, это похожая на электронную почту система, только с защищенным каналом шифрования, который невозможно взломать и похитить ценную информацию. После подключения сервис ЭДО открывается в браузере, включает папки и хранящиеся в них входящие и исходящие файлы, которые можно просматривать и передавать. Выбор для подключения к конкретному оператору зависит от владельца бизнеса, они отличаются:

• скоростью работы системы;
• защищенностью;
• наличием и качеством работы службы техподдержки;
• возможностью подключения контрагентов.

Самыми популярными операторами для подключения ЭДО на сегодня представлены: TaxCom, Контур Диадок; Сбис, Астрал.

Важный нюанс — поставщики и покупатели должны быть подключены к одному оператору, это экономически выгодно, так как отправка с разных операторов обойдется дороже. Это так называемый роуминг с отдельной тарификацией.

Сам процесс ЭДО подключение бесплатно, достаточно зайти на сайт оператора и зарегистрироваться, предоставив усиленную квалифицированную ЭП. Но заключение договора и дальнейшая оплата обозначается непосредственно выбранной компанией-оператором, и у каждой своя цена.

ШАГ 3. Получение идентификатора

Его выдает оператор ЭДО, который был вами выбран. На один ИНН дается только один уникальный код компании. Чтобы в дальнейшем не жалеть о выбранном сервисе, лучше заранее поинтересоваться, оказывает ли он поддержку использования УПД. Это стандартный пакет, но стоит об этом прописать в договоре.

Кто и когда обязан подключиться к ЭДО

Каждый раз, когда юрлицо передает право собственности на товар другой компании, участники сделки должны уведомлять об этом Честный ЗНАК (Распоряжение от 28.04.2018 №791-р и Федеральный закон от 25.12.2018 N 488-ФЗ). Каждый продавец должен отразить, какие товары и кому продал, а покупатель обязан сообщить, что он его принял.

Раньше это можно было сделать двумя способами: через оператора ЭДО либо прямым сообщением в систему Честный ЗНАК через личный кабинет или Контур.Маркировку. Накладную можно было составить на бумаге, а информацию об отгрузке направить в Честный ЗНАК. Продавец и покупатель отправляли данные отдельно.

С 1 января 2022 года передавать данные регулятору можно только через операторов ЭДО (Постановление Правительства от 31.12.2020 № 2464 и от 28.01.2021 № 64).

Это касается следующих товарных групп:

• обувь;
• легкая промышленность;
• шины;
• духи;
• фототехника
• табачная продукция.

При передаче данных через оператора ЭДО продавец добавляет коды маркировки в электронный УПД, который подписывают обе стороны. Система ЭДО сама отправляет в Честный ЗНАК подписанный документ, чтобы он зарегистрировал смену собственника.

В других отраслях порядок передачи тоже постепенно будет узаконен — обязанность передавать сведения в составе электронных документов уже отражена в правилах маркировки молочной продукции (Постановление Правительства от 15.12.2020 № 2099) и упакованной воды (Постановление Правительства от 31.05.2021 № 841).

ЭДО и УПД в маркировке коротко

Можно ли без ЭДО?

Без электронного документооборота работать с маркированным товаром не получится. Все участники рынка должны подключиться к ЭДО, чтобы передавать данные в Честный ЗНАК.

УПД для маркировки

Электронный УПД — главный источник информации в работе с маркировкой. Производитель или импортер заносят в него коды товаров и упаковок. Каждый участник оборота сверяет товар с электронным УПД и только после этого
принимает товар.

Подключение ЭДО

Чтобы перейти на электронный документооборот, необходимо заключить договор с оператором ЭДО. У системы Честный ЗНАК есть свой оператор — ЭДО Лайт, он позволяет обмениваться электронными УПД с участниками рынка и
отправлять данные в систему маркировки. Для перехода на электронный документооборот вообще функций оператора ЭДО Лайт недостаточно.

Выбор оператора ЭДО

Если вы хотите обмениваться разными видами электронных документов (не только УПД с участниками маркировки), подключитесь к платному оператору ЭДО. При выборе учтите функциональность сервисов, способы интеграции,
надежность оператора и стоимость исходящих документов.

В каких случаях придётся использовать ЭДО

С 1 января 2022 года правительство обязало регистрировать каждый переход права собственности на товар с помощью ЭДО. Это правило касается всех участников рынка: производителей, импортёров, оптовых и розничных продавцов.

Исключение — вывод товара из оборота. Если розничный продавец передаёт продукцию покупателю, он вправе подать прямое сообщение через личный кабинет «Честного ЗНАКа». Аналогичное правило действует и для других случаев, когда товар выводится из оборота, например, при утере или уничтожении.

Шаг 1. Заключите договор с подходящим оператором ЭДО

Выбирайте оператора не только по стоимости обслуживания, но и по функциональным возможностям. Например, важно обмениваться документами через защищённый протокол сквозного шифрования, чтобы никто не получил доступ к вашим данным. А ещё оператор должен обеспечивать интеграцию ЭДО с программами, которые вы используете для товарного и бухгалтерского учёта.

Стоимость ЭДО зависит от количества документов, которые включены в тариф. Минимальный пакет на 300 документов стоит от 1 200 рублей в год. Самые популярные операторы — «Контур.Диадок», «СБИС», «Астрал» и Taxcom.

Важно. При подключении ЭДО обговорите с оператором роуминг. Это специальная настройка, которая помогает обмениваться документами с контрагентами, которые пользуются услугами других операторов.

Как выбрать оператора ЭДО для маркировки

Оператор системы маркировки ЦРПТ предлагает бесплатный сервис для малого бизнеса — «ЭДО Лайт». Он позволяет работать с электронными документами через ЛК «Честного ЗНАКа». Но:

• поддерживает только стандартные форматы УПД и УКД;
• в год можно отправлять и принимать не более 1 000 пакетов.

Для крупных предприятий этого недостаточно. Также сервис не подойдет, если ЭДО не ограничивается документами с КМ. Тогда лучше использовать коммерческий сервис.

При выборе оператора учитывайте следующие факторы:

Пользователи «1С» могут отправлять УПД из «товароучетки» сразу после их формирования. Для этого разработан сервис «1С-ЭДО», который поддерживается всеми популярными конфигурациями. Оплата — только за исходящие письма. Если за месяц отправлено не более 5 комплектов, счет за услугу не выставляется. Все входящие в «1С-ЭДО» — бесплатные.

Главная сложность в том, что не все операторы электронного документооборота поддерживают этот сервис. Но эту проблему можно решить с помощью межоператорского роуминга.

Компания «Онлайн-касса.ру» предлагает услуги по подключению, настройке и обучению работе с ЭДО, а также его интеграцию с «1С». Закажите бесплатный звонок на нашем сайте, и мы предложим вам персональное решение для работы с системой маркировки!

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Посмотреть весь каталог

Как выбрать оператора ЭДО для «Честный ЗНАК»

У системы Честный ЗНАК есть свой оператор ЭДО Лайт, он бесплатный, но его функций может быть недостаточно. ЭДО Лайт интегрирован в личный кабинет участника маркировки и позволяет обмениваться документами с данными о кодах и отправлять
отчеты в систему. Это хороший вариант для малого и микробизнеса.

Если у бизнеса есть потребность в электронном документообороте с контрагентами и госорганами, необходимость отправлять разные юридически значимые документы, а не только электронный УПД, функций ЭДО Лайт от Честного ЗНАКа будет
недостаточно. Решить задачи поможет коммерческий сервис ЭДО.

Что учесть при выборе платного оператора ЭДО

Количество поддерживаемых типов документов, электронный архив, аналитика, способы интеграции, удобство интерфейса.

Найдите оператора в реестре ФНС, узнайте самого популярного оператора среди ваших партнеров. Обратите внимание на техподдержку, уровень сервиса, награды и отзывы.

Обычно входящие документы бесплатно, а цена на исходящие зависит от количества документов. Цена также зависит от допуслуг — проверьте, какие вам точно потребуются, а без каких вы легко обойдетесь.

Это возможность обмениваться электронными документами с партнерами разных операторов ЭДО. Эта функция есть у большинства сервисов, но перед подключением стоит уточнить наверняка. Лучше выбирать оператора, с которым работают ваши
постоянные партнеры. В рамках одной системы обмениваться проще.

Подключите ЭДО для маркировки

Подключите сервис СФЕРА Курьер и работайте по всем правилам системы маркировки.

Формируйте, отправляйте и получайте электронные документы с кодами маркировки

Все входящие документы бесплатно. Тарифы от 350 ₽/мес.

Подключите веб-кабинет или настройте интеграцию ЭДО с учетной системой

Как с 1 января происходит передача данных в систему маркировки через ЭДО

В электронном документообороте участвуют все участники оборота маркируемых товаров: производители, импортеры, дистрибьюторы, оптовые компании и розничные продавцы. Роль и функции каждого в обмене данными описаны в таблице.

Срок оформления и передачи УПД со стороны отправителя — 3 дня с даты отгрузки.

Дистрибьютор (оптовик) формирует новый УПД и отправляет его розничному продавцу тоже через ЭДО. Магазин принимает товары по аналогичной схеме и подписывает документ с помощью УКЭП. Вывод товара из оборота фиксируется при продаже на кассе через ОФД.

Как бизнесу выбрать и подключить ЭДО

При всем многообразии операторов электронного документооборота выбор подходящего ЭДО представляет для компании непростую задачу. В первую очередь здесь нужно проанализировать организацию бизнес-процессов, а также особенности сотрудничества с компаниями-контрагентами. Также рекомендуется принимать во внимание следующие факторы.

• Типы поддерживаемых документов. Проанализируйте, какие типы электронных документов использует ваша компания.
• Организацию электронного архива (в том числе вместительность и сроки хранения).
• Возможность интеграции ЭДО в существующую ИТ-инфраструктуру компании.
• Удобство интерфейса. Чем проще и понятнее организован интерфейс, тем, соответственно, сотрудникам компании будет проще работать с электронными документами.
• Надежность и безопасность. Рекомендуем отдавать предпочтение только надежным и проверенным операторам ЭДО. С их списком можно познакомиться на официальном портале ФНС России. Все компании-операторы, внесенные в реестр, проверены и отвечают требованиям надежности.
• Необходимость использования нескольких операторов ЭДО для ЭДО с разными контрагентами.

Немаловажную роль играет и тарифный план, выбираемый компанией. Услуги операторов электронного документооборота различаются по своей стоимости. Имейте в виду и то, что в некоторых случаях тарифные пакеты содержат дополнительные услуги. Они могут не играть особой роли для вашей компании (или вообще быть ненужными), но при этом существенно удорожать обслуживание в рамках ЭДО.

Нужно учитывать еще и то, что вся документация, подписываемая ЭП, считается юридически значимой, хранить ее можно только в цифровом виде. Именно поэтому стоит уделить особое внимание тому, как организован электронный архив.

Электронный документооборот в системе маркировки

Электронный документооборот (ЭДО) в системе маркировки позволяет быстро получать и обрабатывать данные о товарах и его движении от производителя до потребителя. Электронную информацию проще обрабатывать, она унифицированная, поэтому
подходит для создания достоверной базы данных — национального каталога товаров. Без электронного документооборота невозможно работать по правилам обязательной маркировки товара.

В статье расскажем про задачи, которые
решает электронный документооборот, и как он помогает работать с кодами маркировки. А также разберем, как выбрать оператора ЭДО и подключиться к нему.

Что такое ЭДО

Под электронным документооборотом в России понимают обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами. То есть в рамках ЭДО отправляют и получают структурированные и неструктурированные электронные
документы с квалифицированной электронной подписью (КЭП).

КЭП наделяет электронные документы полной юридической силой, поэтому их принимают госорганы. Квалифицированная электронная подпись — электронный аналог рукописной
подписи, но с более высоким уровнем защиты.

Электронный оборот позволяет сократить временные и ресурсные расходы, а также оптимизировать и автоматизировать работу с партнерами.

Подключение к ЭДО для маркировки Честный Знак

Подключение к ЭДО — это обязательная процедура для всех, кто работает с маркированным товаром. Без участия в системе не получится принять или передать товар, так как весь документооборот переведен в цифровое поле. Что это такое, как с ним работать, какие необходимы документы для подключения к ЭДО, как подключить — все самое важное мы рассмотрим далее в статье.

Подключение к ЭДО для маркировки товаров

Подключаем к электронному документообороту для маркировки товаров Честный Знак — операторы на выбор.

УЗНАТЬ ПОДРОБНОСТИ

Что изменится с 1 января 2022 года

Со следующего года в личном кабинете системы маркировки исчезнет возможность ручного заполнения документов и передачи сведений напрямую. Таким образом, ЭДО единственным рабочим вариантом. Для тех, кто использовал ЭДО Лайт или сервисы операторов ЭДО, ничего не изменится. Но тем, кто работал через личный кабинет, придётся сделать выбор из этих двух решений. Тем же, кто отдаст предпочтение коммерческим сервисам, понадобится выбрать такого оператора электронного документооборота, который способен предоставить функциональные возможности для передачи сведений и документов в систему маркировки.

Переход на полный ЭДО будет поэтапным. В первую очередь он затронет бизнес, который работает с табачной продукцией, обувью, парфюмерией, автошинами, фототехникой, одеждой и текстильной продукцией. На сентябрь 2022 года запланирован перевод на ЭДО участников рынка молочной продукции. По остальным товарным позициям ориентировочный срок — с 2024 года, когда у ФНС запланирован полный перевод бизнеса на ЭДО.

Таким образом, со временем документальная работа со всеми товарными группами маркированных товаров будет проходить через операторов ЭДО. И именно они будут непосредственно направлять сведения и документы между контрагентами, а также в систему Честный ЗНАК. Для удобства участники системы маркировки могут работать в своей учётной системе — достаточно только интегрировать её с системой своего ЭДО-оператора.

Маркировка и ЭДО

Продажи, поставки, а также логистика маркированных товаров требует обязательного использования ЭДО, что является несомненным плюсом. Электронный документооборот имеет много преимуществ, позволяет оперативно обмениваться информацией о маркированных товарах, а также обрабатывать ее. Поскольку такая информация унифицирована, она может применяться для создания достоверного каталога (реестра) товаров. Это также позволяет компании сократить ресурсные расходы, эффективно автоматизировать и оптимизировать взаимодействие с контрагентами.

Что нужно знать о маркировке

С помощью маркировки государство контролирует оборот товаров. Уже действует маркировка лекарств, табака, одежды и текстиля, легкой промышленности, шин, парфюмерии, фототехники, обуви, молочной продукции и упакованной воды. К 2024 году планируют промаркировать все основные потребительские товары, которые производят в России или импортируют в страну.

Отсканировав код на упаковке товара, покупатель сможет удостовериться, что не купил подделку. Чтобы эта информация дошла до конечного потребителя, передавать ее друг другу и в Честный ЗНАК должны все участники оборота: производители, дистрибьюторы, торговые точки.

Вот как это работает.

Роль ЭДО в маркировке

При приёме и отгрузке маркированной продукции информация о переходе права собственности на товар должна передаваться участниками товарооборота в национальную систему цифровой маркировки «Честный ЗНАК». Передаваемые сведения должны содержать коды маркировки, предназначенные для идентификации товара, расшифровки его свойств и характеристик. По этим кодам определяются место производства товара, время и дата его выпуска, срок годности, а также дата и место продажи.

Для передачи сведений о маркированных товарах в систему «Честный ЗНАК» используется универсальный передаточный документ (УПД). При отгрузке товара производитель (поставщик) сканирует каждый код и формирует УПД. Затем подписывает готовый документ электронной подписью и через ЭДО передаёт его покупателю. Информация о смене собственника поступает в государственную систему мониторинга сразу после подтверждения приёмки и подписания УПД получателем груза.

Как передаются коды маркировки при использовании ЭДО? Дело в том, что при передаче УПД участником товарооборота оператор ЭДО распознаёт коды маркировки товара в документе. После этого сведения с кодами попадают через защищённые каналы оператора ЭДО в систему «Честный ЗНАК».

Использование ЭДО для передачи информации о маркированном товаре в «Честный ЗНАК» позволяет унифицировать данные, уменьшить количество ошибок в документах, а также ускорить бизнес-процессы.

Схема работы

Как сама система маркировки, так и контрагенты-участники товарооборота получают необходимую информацию из электронного УПД (универсальный передаточный документ). Он создается производителем или импортером, которые вносит в единую базу маркировки коды товаров или их упаковок. Для подписания УПД требуется КЭП (квалифицированная электронная подпись).

В случае с «Честным знаком» вся информация о торговых сделках передается в систему маркировки исключительно в электронном виде. При отгрузке маркированной продукции каждый код считывается при помощи сканера. Это позволяет избежать любых недоразумений при приемке партии товаров непосредственным покупателем. После того, как УПД сформирован, он подписывается квалифицированной электронной подписью и передается стороне товарополучателя посредством каналов оператора ЭДО.

Прием маркированных товаров осуществляется следующим образом. Приемщик проверяет коды маркировки при помощи 2D-сканирующего оборудования или специального терминала, используемого для сбора данных. Все коды сверяются с УПД поставщика. Вместе с этим осуществляется проверка документов на предмет их регистрации в единой системе мониторинга.

Как выбрать оператора ЭДО

• Чтобы правильно выбрать оператора для электронного документооборота нужно обратить внимание на:
• Наличие SLA (соглашения об уровне качества сервиса) для безопасной передачи информации.
• Наличие интеграции с системой маркировки Честный Знак
• Наличие необходимого функционала:
  • Отправка документов и файлов
  • Получение документов и файлов
  • Просмотр документов и файлов
  • Возможность электронной подписи
  • Возможность сохранить любой документ к себе на ПК
  • Отслеживание статуса документов и файлов
• Есть роуминг для обмена с контрагентами на других операторах ЭДО

Использование других систем

«ЭДО Лайт» может работать только с товарами, снабженными маркировкой. Если компании занимаются продажей не только маркированных товаров, они могут продолжать использование сторонних систем электронного документооборота как для маркированных, так и для немаркированных товаров.

Создатели «Честного знака» отметили, что к системе маркировки подключилось уже пятнадцать крупнейших провайдеров, которые предоставляют платные сервисы обмена цифровыми документами. Тестирование взаимодействия этих решений с системой маркировки прошло успешно.

Как найти универсальный ЭДО для работы со всеми контрагентами

Самая большая сложность для многих компаний заключается в том, что все контрагенты пользуются услугами разных операторов ЭДО. Таким образом, в работе придется поддерживать работу информационных систем со всеми из этих операторов. Именно по этой причине рекомендуется отдавать предпочтение универсальным по функционалу продуктам, работающим с электронным документооборотом.

Пример успешно реализованного универсального решения — «Логика: ЮЗ ЭДО». Одна из его ключевых особенностей заключается в том, что он позволяет компании взаимодействовать с разными операторами электронного документооборота в едином окне и без использования роуминга.

Что представляет собой «Логика: ЮЗ ЭДО». По сути, такое программное обеспечение – это единая виртуальная среда, которая дает возможность работать с юридически значимыми электронными документами. Продукт успешно интегрируется с внутренними ИТ-системами, формируя внутренний электронный архив. Доступ к цифровым документами осуществляется через единое окно.

Что может «ЭДО Лайт»

Новый сервис позволяет обмениваться УПД, УПДи и УКД с маркированным товаром. Поддерживаются только УПД типа ДОП или СЧФДОП, но не СЧФ. Кроме того, нет поддержки обмена неформализованных документов.

Сервис доступен всем компаниям, которые зарегистрированы в системе маркировки. Он предоставляется бесплатно в полном объеме. Платных пакетов услуг не предусмотрено.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования

В наличии только проверенные операторы для работы с маркировкой Честный Знак.

Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.

Также читают:

Терминал сбора данных для маркировки

Терминал сбора данных для маркировки применяется при считывании кодов Data Matrix с упаковки товаров, подконтрольных системе «Честный ЗНАК». Устройство представляет собой мини-компьютер и сканер штриховых кодов — «два в одном»….

1008
Узнать больше

«Контур. Маркет» и маркировка товаров в «Честный Знак»

В данной статье мы рассмотрим известный продукт компании «Контур» для маркировки. Изучим основные возможности программного обеспечения, тарификацию и другие моменты. СКБ Контур ― известный разработчик программного обеспечения в России. Один…

691
Узнать больше

Что маркируют в 2021 году — какие товары нужно маркировать

В данной статье рассмотрим, что маркируют в 2021 году, и как подготовиться к работе по новым правилам. В системе «Честный ЗНАК» уже прослеживаются сигареты, шины и покрышки, обувь и прочие…

1037
Узнать больше

Цифровая маркировка товаров

Цифровая маркировка товаров подразумевает нанесение специальных меток на каждую единицу продукции. Таким образом, государство получает возможность контролировать товарооборот и получать достоверные данные о производстве и реализации большинства категорий товарных групп….

481
Узнать больше

Как подключиться к ЭДО?

Для подключения к работе с электронным документооборотом участникам необходимо выполнить несколько действий:

Если вы еще не работаете с сервисом ЭДО в вашей организации, то необходимо:

• Выбрать оператора сервиса ЭДО на сайте Честный ЗНАК в разделе «Технологические партнеры и Интеграторы» — «Операторы ЭДО»

  Для малых организаций подойдет бесплатный функционал сервиса ЭДО Лайт, интегрированный в личный кабинет участника системы Честный ЗНАК.

• Проверить наличие роуминга между выбранным сервисом ЭДО и сервисами ЭДО ваших контрагентов (поставщиков или покупателей маркированной продукции).

• Уведомить провайдера ЭДО о необходимости передачи данных о движении маркированной продукции в систему маркировки. Начать передачу сведений в систему маркировки по ЭДО.

• Подключиться к сервису ЭДО для отгрузки и приемки товаров

• Провести тестирование обмена электронными документами (УПД).

Если вы уже работаете с сервисом ЭДО в вашей организации, то необходимо:

• Проверить интеграцию вашего оператора ЭДО с системой Честный ЗНАК.

• Проверить наличие роуминга между выбранным сервисом ЭДО и сервисами ЭДО ваших контрагентов (поставщиков маркированной продукции).

• Провести тестирование обмена электронными документами (УПД). При необходимости обратитесь к своему оператору ЭДО.

• Уведомить провайдера ЭДО о необходимости передачи данных о движении маркированной продукции в систему маркировки. Начать передачу сведений в систему маркировки по ЭДО.

Установка СКЗИ

Инструкция по регистрации участника оборота товаров

Настройка ЭДО в ГИС МТ

Как работать с ЭДО?

Порядок действий участников оборота при подаче сведений об обороте через ЭДО.

1. Продавец при отгрузке формирует УПД (универсальный передаточный документ), содержащий сведения о маркированных товарах. Для формирования документа могут использоваться как различные программные решения, так и веб интерфейс личного кабинета оператора ЭДО.

2. Документ подписывается УКЭП компании продавца. Для подписания может использоваться как УКЭП директора организации, так и УКЭП других сотрудников, обладающих правом подписи.

3. После подписания документ отправляется покупателю через оператора электронного документооборота. В случае, если у продавца и покупателя разные операторы ЭДО, необходимо предварительно настроить роуминг между участниками.

4. Покупатель получив поставку сверяет сведения переданные продавцом в УПД с фактическим поступлением.

5. При отсутствии расхождений покупатель подписывает документ УКЭП. Оператор ЭДО после подписания документа покупателем передает данные о смене собственника в систему маркировки.

Что делать в случае расхождений?

1. В случае выявления расхождений, покупатель подписывает УПД и информирует поставщика о выявленных расхождениях. Оператор ЭДО передает данные в систему маркировки. Это позволит покупателю получить товары на балансе организации и начать продавать их покупателям, не дожидаясь оформления исправленного или корректировочного документа.

2. Информацию о выявленных расхождениях покупатель сообщает поставщику в согласованной сторонами форме без подачи сведений в «Честный Знак».

3. Поставщик формирует исправительный документ (УПДи) или корректировочный документ (УКД), подписывает УКЭП и направляет документ покупателю. После подписания с двух сторон, Оператор ЭДО передает документ в ГИС МТ, где ранее поданные на основании УПД сведения о маркированном товаре, корректируются согласно исправительному или корректировочному документу.

Важно!

1. Процессы приемки, подписания документов и передачи сведений в информационную систему мониторинга необходимо завершить в срок не более 3 рабочих дней со дня приемки маркированного товара, но не позднее дня передачи этих товаров третьим лицам.

2. Подробную информацию об оформлении электронных документов можно найти в «Методических рекомендациях по оформлению ЭДО».

Читать инструкцию